Procès-verbal des élections CSE : comment le rédiger, le signer et le transmettre sans erreur ?

Le scrutin est terminé, les bulletins sont dépouillés et les résultats sont connus. Mais votre mission ne s’arrête pas là ! 

Vous devez encore établir le procès-verbal des élections du CSE, un document essentiel pour officialiser les résultats du vote. Qui doit le rédiger ? Quelles mentions sont obligatoires ? Quels délais respecter pour sa transmission ? Découvrez dans cet article les règles à connaître.

Pourquoi le procès-verbal des élections CSE est-il indispensable ?

Le procès-verbal des élections professionnelles constitue la trace officielle des opérations électorales organisées pour désigner les membres du comité social et économique (CSE).

Il permet notamment de : 

• consigner les résultats du scrutin, 
• d'identifier les candidats élus, 
•  et de conserver les informations nécessaires en cas de contestation.

Ce document possède une véritable valeur probante : les résultats qu'il contient font foi jusqu'à preuve du contraire. En l'absence de contestation, les résultats proclamés par le bureau de vote et consignés dans le procès-verbal demeurent valables.

Attention, le procès-verbal ne constitue pas une simple formalité administrative ! Une erreur dans son établissement peut fragiliser l'ensemble du processus électoral.

La jurisprudence reconnaît d'ailleurs au tribunal judiciaire la compétence pour vérifier sa régularité et, si nécessaire, apporter les corrections appropriées (Cass. soc., 28 novembre 2012, n° 11-28.001).

Qui doit rédiger le procès-verbal et à quel moment ?

Le secrétaire du bureau de vote est chargé de rédiger le procès-verbal des élections.

Cette rédaction doit intervenir immédiatement après la fin du dépouillement, dans la salle de vote et en présence des électeurs (Code électoral, art. R. 67).

Vous ne pouvez donc pas décider de reporter cette formalité au lendemain pour des raisons pratiques.

La Cour de cassation a ainsi annulé des élections dont le procès-verbal avait été établi dans l'heure suivant la fin du dépouillement, et non immédiatement après celui-ci (Cass. soc., 1er juin 2022, n° 21-11.623).

Que faire si le secrétaire est absent ?En l'absence du secrétaire, le procès-verbal peut être rédigé par un autre membre du bureau de vote ou par un électeur présent, choisi par le bureau.

En revanche, confier cette mission à une personne non habilitée peut entraîner l'annulation des élections, même si cette irrégularité n'a pas modifié les résultats. La signature ultérieure du document par les membres du bureau ne suffit pas à corriger cette anomalie (Cass. soc., 2 juillet 2014, n° 13-60.218).

Quelles informations doivent figurer dans le procès-verbal des élections CSE ?

Vous devez établir un procès-verbal pour chaque collège électoral, en distinguant les élections des membres titulaires et celles des membres suppléants.

Les formulaires administratifs de référence sont les suivants :

• Cerfa n° 15822*04 pour les titulaires ;
• Cerfa n° 15823*04 pour les suppléants.

Leur utilisation est imposée pour la transmission des résultats au centre de traitement des élections professionnelles.

Le procès-verbal permet notamment de retracer la date du scrutin, le nombre d'électeurs inscrits, le nombre de votants, les listes présentées, les suffrages recueillis et l'identité des candidats élus.

Pour le premier tour, vous devez également veiller à faire apparaître les informations relatives au quorum.

Une vigilance particulière s'impose concernant les heures d'ouverture et de clôture du scrutin.Leur omission dans le procès-verbal constitue une irrégularité pouvant justifier, à elle seule, l'annulation des élections (Cass. soc., 16 octobre 2013, n° 12-21.680).

Par exemple, si le scrutin s'est déroulé de 9 h à 16 h, et que ces horaires figuraient dans une note d'information adressée aux salariés, vous devez veiller à leur inscription dans le procès-verbal.

Autre point important : utilisez les dénominations légales des collèges électoraux, et non les appellations internes propres à votre entreprise (Cass. soc., 28 novembre 2012, n° 11-28.001).

Enfin, si des sièges restent vacants ou si des incidents ont perturbé le scrutin, ces éléments doivent être mentionnés. Les candidats et leurs représentants peuvent également faire inscrire leurs observations ou contestations.

Comment signer et communiquer le procès-verbal des élections ?

Une fois rédigé en double exemplaire, le procès-verbal doit être signé par tous les membres du bureau de vote. Cette étape doit précéder la proclamation des résultats.

La Cour de cassation a d’ailleurs rappelé que les résultats ne peuvent être proclamés qu'après la signature du procès-verbal par les membres du bureau de vote (Cass. soc., 7 décembre 2016, n° 15-26.096).

Après sa signature, le procès-verbal est affiché dans la salle de vote et sur les lieux de travail.

Lorsque les élections se déroulent exclusivement par voie électronique, les résultats peuvent être publiés par tout moyen permettant à l'ensemble des salariés d'y accéder dès leur proclamation (Cass. soc., 15 juin 2022, n° 20-21.992).

Comment transmettre le procès-verbal et dans quels délais ?

L'employeur doit transmettre les résultats des élections au prestataire agissant pour le compte du ministère du Travail, dans les 15 jours suivant le second tour des élections (Code du travail, art. R. 2314-22).

Selon les modalités applicables, cette transmission peut être réalisée par courrier au moyen des formulaires homologués ou par voie dématérialisée à l’adresse elections-professionnelles.travail.gouv.fr.

En cas de vote sous enveloppe, la transmission électronique prévoit notamment deux modalités : 

• la validation en ligne des résultats par les membres du bureau de vote, 
• ou le téléversement d'un procès-verbal papier signé et numérisé (Arrêté du 4 novembre 2019 fixant les modalités de transmission par voie électronique des résultats des élections professionnelles au ministre chargé du travail).

N'oubliez pas les organisations syndicales !Vous devez aussi transmettre une copie des procès-verbaux aux syndicats ayant présenté des candidats ainsi qu'à ceux ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Cette communication doit intervenir dans les meilleurs délais, par tout moyen (Code du travail, art. L. 2314-29).

Quelles conséquences en cas d'erreur ou d'absence de procès-verbal ?

Une rédaction tardive, l'intervention d'une personne non habilitée ou l'absence de certaines mentions essentielles peuvent notamment conduire à l'annulation du scrutin.

Le tribunal judiciaire est compétent pour examiner les contestations électorales. Il doit être saisi dans les 15 jours suivant la proclamation des résultats (Code du travail, art. R. 2314-24).

Il faut également distinguer le procès-verbal des résultats du procès-verbal de carence.

Lorsque le CSE n'a pas pu être constitué ou renouvelé faute de candidats à l'issue des deux tours, l'employeur doit établir un procès-verbal de carence (Code du travail, art. L. 2314-9).

L'absence de procès-verbal en bonne et due forme peut, selon les circonstances, exposer l'employeur à des sanctions liées au délit d'entrave à la mise en place du CSE.

Conclusion 

Le procès-verbal des élections CSE est bien plus qu'un document récapitulatif. Il permet de formaliser les résultats du scrutin et de garantir leur traçabilité.

Pour éviter les difficultés, soyez particulièrement attentif au moment de son établissement, aux mentions obligatoires, aux signatures et aux délais de transmission.

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FAQ 

Qui doit remplir le procès-verbal des élections CSE ? 

Le secrétaire du bureau de vote rédige le procès-verbal. En son absence, cette mission revient à un autre membre du bureau ou à un électeur présent désigné par celui-ci.

Peut-on rédiger le procès-verbal le lendemain des élections ? 

Non. Il doit être établi immédiatement après le dépouillement. Une rédaction différée peut entraîner l'annulation des élections.

Faut-il établir un procès-verbal pour les titulaires et les suppléants ? 

Oui. Un procès-verbal distinct est prévu pour chaque collège électoral et pour chaque catégorie de représentants, titulaires et suppléants.

Quel est le délai pour transmettre le procès-verbal des élections CSE ? 

L'employeur dispose de 15 jours suivant le second tour pour transmettre les résultats au prestataire agissant pour le compte du ministère du Travail.

Une erreur dans le procès-verbal peut-elle annuler les élections ? 

Oui, certaines irrégularités, notamment l'absence des horaires d'ouverture et de clôture du scrutin, peuvent justifier l'annulation des élections 

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