Matériel professionnel non restitué par un salarié : quels recours pour l’employeur

Lorsqu’un contrat de travail prend fin, la rupture implique la restitution de tous les équipements mis à disposition du salarié. Pourtant, il arrive qu’un ancien salarié conserve son ordinateur portable, son téléphone de fonction, un badge d'accès ou des clés. 

Face à ce manquement, l'employeur se retrouve souvent démuni. Est-il possible de retenir le montant de l'équipement sur le dernier salaire ? Quel recours judiciaire faut-il privilégier ? Découvrez la réglementation en vigueur, les démarches et les bonnes pratiques pour sécuriser les actifs de votre entreprise.

Restitution du matériel professionnel : quelles obligations pour le salarié ?

À la fin du contrat de travail, le salarié perd le droit d'utiliser les biens de l'entreprise. L'obligation de restitution découle directement de l'exécution du contrat et s'applique à l'ensemble du matériel confié : matériel informatique, flotte automobile, téléphones, outillage ou documents internes confidentiels.

Moment de la restitution : préavis et dispense 

La restitution intervient normalement au départ effectif du salarié. En cas de préavis exécuté, elle a lieu à la fin de celui-ci. Lorsque le salarié est dispensé de préavis, le matériel strictement professionnel doit être remis au moment de son départ.

Une nuance juridique majeure concerne les équipements constituant un avantage en nature. Un véhicule de fonction autorisé pour un usage personnel doit rester à la disposition du salarié jusqu'à la fin théorique du préavis, même si ce dernier est dispensé de l'exécuter, sauf accord contraire ou indemnisation spécifique.

Gestion du matériel en cas de télétravail

Le travail à distance ne modifie pas les règles d'appartenance des équipements. L'employeur peut planifier un retour par transporteur sécurisé ou envoi postal recommandé aux frais de l'entreprise. La conservation du récépissé d'expédition et de livraison est indispensable pour attester de la réalisation ou de l'échec de la démarche.

Comment réagir lorsqu’un salarié refuse de rendre son matériel ?

L'absence de restitution découle parfois d'une simple négligence, mais elle peut aussi résulter d’une volonté délibérée. Dans tous les cas, l'employeur doit agir de manière graduelle et rigoureusement traçable. 

Commencer par une demande de restitution

Vous pouvez d’abord contacter votre ancien salarié par téléphone ou par courriel pour lui rappeler son obligation.Si cette démarche reste sans résultat, l’envoi d’une mise en demeure constitue une étape particulièrement utile.

Votre courrier doit identifier précisément les équipements concernés, rappeler leur appartenance à l’entreprise et fixer un délai de restitution.

Privilégiez un envoi permettant de prouver la réception du courrier.

L'interdiction d'utiliser le matériel comme moyen de pression

Un salarié ne peut pas retenir les équipements de l’entreprise pour faire pression sur son employeur, même s’il estime que certaines sommes lui restent dues. 

Inversement, vous ne pouvez pas suspendre le versement du dernier salaire ou la remise des documents de fin de contrat pour obtenir la restitution du matériel. Une telle pratique peut exposer votre entreprise à une condamnation à des dommages-intérêts. 

Par exemple, votre ancien salarié refuse de rendre son téléphone tant que ses heures supplémentaires ne sont pas réglées. Vous devez traiter séparément le différend salarial et la récupération du téléphone.

Quels recours judiciaires en cas de non-restitution ?

Si la phase amiable échoue, l'employeur peut porter l'affaire devant les juridictions compétentes pour contraindre le salarié ou obtenir réparation. 

Saisir le conseil de prud'hommes en référé

Vous pouvez saisir la formation de référé du conseil de prud’hommes pour obtenir la restitution des équipements.

Lorsque l’obligation de restitution n’est pas sérieusement contestable, le juge peut ordonner leur remise, éventuellement sous astreinte, afin d'inciter l’ancien salarié à respecter sa décision (Code du travail, art. R. 1455-7 ; Cass. soc., 5 février 2025, n° 22-23.730).

Cette procédure peut notamment présenter un intérêt lorsque les équipements contiennent des données professionnelles indispensables à l’activité.

Exigence stricte de la faute lourde pour les dommages-intérêts

La récupération du matériel et l’indemnisation financière répondent à des conditions différentes.

Pour engager la responsabilité pécuniaire du salarié, l’employeur doit démontrer une faute lourde, caractérisée par une intention de nuire.

La seule absence de restitution, même prolongée, ne suffit donc pas nécessairement (Cass. soc., 25 janvier 2017, n° 14-26.071 ; Cass. soc., 6 mai 2025, n° 23-13.302).

Cette exigence demeure applicable même lorsqu’une clause du contrat prévoit la responsabilité financière du salarié (Cass. soc., 6 mai 2009, n° 07-44.485).

Une décision récente illustre cette difficulté : un employeur n’a pas obtenu de dommages-intérêts malgré la restitution d’un ordinateur et d’un téléphone plus de deux ans après la rupture du contrat, faute de démontrer une faute lourde (Cass. soc., 24 juin 2026, n° 24-19.577).

Selon les circonstances, une plainte pénale peut également être envisagée, notamment si les faits sont susceptibles de constituer un vol (article 314-1 du Code pénal). 

Peut-on effectuer une retenue sur salaire pour du matériel non restitué ?

Vous envisagez de déduire la valeur d’un ordinateur non rendu du dernier salaire ? Cette pratique présente des risques juridiques importants.

Le Code du travail interdit en principe la compensation entre le salaire et les sommes dues par le salarié au titre des « fournitures diverses », sous réserve d’exceptions concernant notamment certains outils, instruments ou matériaux professionnels (Code du travail, art. L. 3251-1 et L. 3251-2).

Même lorsqu’une exception est applicable, la compensation suppose une faute lourde du salarié et doit respecter les limites relatives à la saisie des rémunérations (Cass. soc., 20 avril 2005, n° 03-40.069).

Comment prévenir les litiges liés au matériel professionnel ?

La meilleure stratégie consiste à organiser la restitution avant même qu’un différend apparaisse.

Encadrer la mise à disposition dans le contrat et la charte IT

Le contrat de travail ou une charte informatique annexée au règlement intérieur peuvent spécifier les conditions de mise à disposition des équipements, leurs conditions d’utilisation et les modalités de restitution.

Il convient d'y mentionner explicitement que les biens restent la propriété exclusive de l'entreprise, qu'ils doivent être restitués dès le départ effectif et que leur usage est strictement réservé à un cadre professionnel.

Mettre en place un inventaire signé

Pour chaque équipement, établissez une fiche indiquant sa nature, sa marque, son modèle, son numéro de série éventuel et son état.

Faites signer ce document au salarié lors de la remise, puis actualisez-le à chaque changement de matériel.

Lors du départ du salarié, la signature d'un bon de restitution contradictoire permet de clôturer le dossier sans contestation possible.

Veillez également au respect du RGPD dans la conservation de ces documents.

Que faire si le salarié restitue du matériel endommagé ?

Lorsqu’un salarié restitue un ordinateur cassé, un téléphone détérioré ou un équipement inutilisable, l’employeur ne peut pas automatiquement lui réclamer le remboursement des réparations ou de son remplacement. Il convient d’abord de distinguer l’usure normale du matériel, liée à son utilisation professionnelle, des dégradations imputables au salarié.

Pour engager la responsabilité pécuniaire du salarié, l’employeur doit établir l’existence d’une faute lourde, impliquant une intention de nuire. 

Par exemple, un salarié restitue un ordinateur dont l’écran est fissuré. Même si la réparation représente un coût important, cette seule dégradation ne permet pas de lui imposer le remboursement. Une maladresse ou une négligence ne suffit pas à caractériser une faute lourde.

Conclusion : sécuriser la restitution dès le départ du salarié

La non-restitution du matériel professionnel ne vous autorise ni à bloquer automatiquement le dernier salaire ni à réclamer systématiquement des dommages-intérêts.

En revanche, vous disposez de moyens pour obtenir le retour des équipements, notamment la mise en demeure et, si nécessaire, la saisine du conseil de prud’hommes.

Pour éviter les situations conflictuelles, privilégiez une organisation rigoureuse : clause contractuelle adaptée, inventaire signé, charte informatique et procédure de départ clairement définie.

Une restitution bien anticipée est souvent la clé pour éviter toute situation conflictuelle.

‍

Vous souhaitez mieux maîtriser les obligations liées à la rupture du contrat de travail ? L’Académie RH, organisme de formation certifié Qualiopi, vous accompagne grâce à des formations en droit du travail sur mesure, adaptées aux situations concrètes rencontrées dans votre entreprise. Nos formations sont accessibles à distance ou en présentiel. 

FAQ 

Un salarié peut-il refuser de rendre son ordinateur professionnel ?

Non. Le salarié doit restituer les équipements appartenant à l’entreprise à son départ. Un différend concernant son solde de tout compte ne justifie pas leur conservation.

Peut-on retenir le solde de tout compte tant que le matériel n’est pas rendu ?

Non. Vous ne pouvez pas bloquer le paiement du salaire ni la remise des documents de fin de contrat pour obtenir la restitution des équipements.

Comment récupérer du matériel professionnel après le départ d’un salarié ?

Commencez par une demande amiable, puis adressez une mise en demeure. En cas d’échec, vous pouvez demander au conseil de prud’hommes d’ordonner la restitution, éventuellement sous astreinte.

Peut-on facturer un ordinateur professionnel non restitué ?

Vous ne pouvez pas automatiquement imposer au salarié le remboursement de sa valeur. L’engagement de sa responsabilité pécuniaire suppose notamment la démonstration d’une faute lourde.

Un salarié dispensé de préavis doit-il rendre immédiatement son véhicule de fonction ?

Pas nécessairement. Lorsque le véhicule constitue un avantage en nature permettant un usage personnel, le salarié doit normalement en conserver le bénéfice jusqu’au terme du préavis.

Comment prouver qu’un équipement a été confié au salarié ?

Un inventaire détaillé et signé, accompagné d’une clause contractuelle adaptée et de documents de remise actualisés, permet de mieux établir les équipements confiés et les obligations de restitution.

Que faire si le matériel rendu est détérioré ?

Sauf si la dégradation résulte d'un acte volontaire caractérisant une faute lourde, les frais de remise en état ou d'usure normale du matériel restent à la charge exclusive de l'employeur.

‍